DSGVO und die Handelsverträge

Ciprian TIMOFTE, Managing Associate bei ?uca Zbârcea & Asocia?ii

Knapp acht Monate seit Inkrafttreten der EU-Verordnung Nr. 679 / 2016 (DSGVO) befinden sich die Unternehmen in verschiedenen Einhaltungsetappen, abhängig von unterschiedlichen Faktoren und Einschränkungen, mit denen sie sich auseinandergesetzt haben.

Gesondert von den Herausforderungen technischer Natur der DSGVO ist die Synergie der Ressourcen ein kritischer Faktor für die Entwicklung des Einhaltungsverfahrens gewesen. Somit haben die ausgesetzten Unternehmen (in der Regel, große und mittlere Unternehmen mit einer komplexen Tätigkeit und Organisationsform) erhebliche Anstrengungen zur Koordinierung auf Entscheidungsebene, auf Ebene der Planung und Ressourcenzuteilung (sowohl finanzieller, als auch menschlicher Natur), unternommen. Es handelt sich dabei um Organisationen aus dem Bereich Telekommunikationen, Finanzen-Banken (Banken, Nichtbanken, Versicherungsgesellschaften, Renten), Medizin, Pharma, Versorgungsunternehmen. Nicht zu vergessen die Unternehmen aus dem digitalen/IT-Bereich, einschließlich Cloud-Anbieter oder Dienstleister der Informationsgesellschaft. Andererseits hat es auch eine Reihe anderer Faktoren gegeben, intrinsische oder extrinsische, die das Einhaltungsverfahren aufgeschoben oder verlangsamt haben. Beispielsweise haben die internationalen Unternehmen auf Unterstützung und Führung seitens des Mutterunternehmens gewartet; nicht selten ist die Unterstützung entweder verspätet gekommen oder hat sich als unzureichend erwiesen (eigentlich, zu erwarten, angesichts der Tatsache, dass jede Organisation Besonderheiten bei den durchgeführten Datenverarbeitungen aufweist).

Wenn es um die Einhaltung der DSGVO geht, ist die Einfügung der DSGVO-Klauseln in die Handelsverträge ein wiederkehrendes Thema für Unternehmen. DSGVO sagt es ganz klar: die Unterrichtung der betroffenen Person ist nicht erforderlich: 1. Wenn die betroffene Person die entsprechenden Informationen kannte (für die Daten, die auf direkter Weise von der betroffenen Person erhalten worden sind) oder 2. wenn die Unterrichtung unverhältnismäßige Anstrengungen voraussetzen würde (für die Daten, die aus sonstigen Quellen erhalten worden sind).

Folglich müssen die Organisationen die Verarbeitungsmerkmale gründlich untersuchen und, vor allem, folgende Fragen beantworten:

Erwarten die betroffenen Personen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten?

Können diese auf vernünftiger Weise die wesentlichen Merkmale der Verarbeitung (Zweck der Verarbeitung, Art der verarbeiteten Daten, Speicherzeiträume, Empfänger der Daten) antizipieren?

Bezogen auf die Merkmale der Verarbeitung und, insbesondere, auf die Auswirkungen bezüglich der betroffenen Personen, könnte die Unterrichtung unverhältnismäßige Anstrengungen für die Organisation voraussetzen?

Im Fall einer Bejahung aller o.g. Fragen werden die „DSGVO-Klauseln“ im Rahmen der Handelsverträge nicht erforderlich sein. Sagen wir, zum Beispiel, dass wir einen Warenlieferungsvertrag abschließen. Zu diesem Zeitpunkt werden die Daten der unterzeichnenden Parteien (Name, Vorname und Unterschrift) und, gegebenenfalls, die Daten der Kontaktpersonen (Name, Vorname, E-Mail, Telefon), verarbeitet. In diesem Fall erwarten die Unterzeichner der Verträge / die Kontaktpersonen auf vernünftiger Weise die entsprechende Datenverarbeitung. Zudem, angesichts der Art der Daten und des geringen Volumens an verarbeiteten Daten, würde eine detaillierte Unterrichtung der betroffenen Personen höchstwahrscheinlich unverhältnismäßige Anstrengungen seitens der empfangenden Organisation voraussetzen.

Aus diesen Gründen wird die Nutzung der „DSGVO-Klauseln“ im Rahmen der Handelsverträge der o.g. Art nicht erforderlich sein.

Leider hat sich jedoch ein Trend der Einfügung von „DSGVO-Klauseln“ in allen Handelsverträgen bemerkbar gemacht, frei nach dem Motto „better safe than sorry“. Das könnte zur Kristallisierung einer schädlichen Vorgehensweise für Organisationen führen und könnte manchmal auch lächerlich sein (einige Seiten lange „DSGVO-Klauseln“ in Handelsverträgen von einer Seite oder zwei, mit minimaler Verarbeitung personenbezogener Daten). Zusätzlich könnte eine solche Vorgehensweise einen „Bumerang-Effekt“ für Organisationen auslösen, die mit bestimmten Beschwerden / Einsprüchen hinsichtlich der Art der Unterrichtung konfrontiert werden könnten, trotz der Tatsache, dass die Unterrichtung laut DSGVO nicht erforderlich gewesen ist.

Somit ist unsere Empfehlung die, dass jede Organisation die Notwendigkeit der Einfügung von „DSGVO-Klauseln“ in die Handelsverträge, die sie abschließt, gründlich untersucht und die Unterrichtungsanstrengungen der Merkmale der durchgeführten Verarbeitung der personenbezogenen Daten anpasst.

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